4-timersdag på hjemmekontor

Den nye normalen

Vi hører stadig om det. At vi har blitt så effektive av å sitte hjemme å jobbe i koronatider. Nå snakkes det også om at det å jobbe hjemmefra vil bli det vanlige i fremtiden. Enkelte firmaer har bedt sine ansatte om å ikke komme tilbake på kontoret.

Så der sitter vi da. Hjemme i stuen på en stol, ved et bord, med en belysnig som på ingen måte er beregnet for lange økte foran en PC. Vi kobler opp online-møter flere ganger om dagen. Vi fikler med lyd og bilde på omskiftelige videoløsninger og ser hverandre fra halsen og opp. Imens løper unger og partnere ut og inn av bildet på møter som strekker seg lengre og lengre inn på livet. Skille mellom jobb og privatliv er utvisket både fordi vi kan rulle ut av sengen, skru på PCen og så er vi på, og fordi «det å være fleksibel i en ekstraordinær situasjon» er idealisert i det ekstreme. Møter bookes derfor gjerne både 17, 19 og 21 fordi «sånn har det blitt nå».

Noen føler dette går helt fint. De sier det er sånn de gjerne vil fortsette å ha det. Men jeg tror dette er et mindretall. Vi er rett og slett ikke laget for alenegang store deler av dagen, eller for å bare se folk i en liten boks på et skjerm. Og vi trenger struktur. Vi trenger tid borte fra jobb, bare sammen med de vi er mest glade i.

Hvis den nye normalen skal være å jobbe på denne nye måten må vi tenke helt nytt om hva en arbeidsdag er. Fremfor å øke tiden vi er tilgjengelig på jobb bør vi redusere den.

8 timers dag – hvorfor det?

Dagens standard for en arbeidsuke ble satt tidlig i det 19-århundre. I 1919 ble det lovfestet med 8 timersdag og 48 timers uke. I 1976 ble 40 timers uken lovfestet.

Mye har skjedd siden 1919 da 8-timersdagen ble innført. Nærmest alt har endret seg i arbeidslivet. Det samme kan man si om kunnskapen vi har om mennesket og hva som er bra for oss. Hva som gjør oss holdbare både på jobb og privat. Det er derfor grunn til spørre seg om kravet til at vi skal klokke inn minst 8 timer hver dag på kontoret er tilpasset kunnskapen vi har i dag. Ikke minst en hverdag der vi sitter på hjemmekontor nærmest alle sammen.

I veldig mye av det moderne arbeidsliv er hjernen det viktigste redskapet. Da bør man vektlegge kunnskapen vi har om hjernen og dens kapasitet når man skal utforme et sunt arbeidsliv.

Hva er «å jobbe»

Det er gjort mange studier av hva vi driver med på jobb. Oppsummeringer som er gjort sier at vi i snitt gjør det vi hadde tenkt å gjøre i 2 timer og 50 minutter hver dag. Resten av dagen går til «andre ting».

Ofte snakker man om disse «andre tingene» som om det ikke er å jobbe. Som om møtene vi har med kollegaer, den praten man tar over bordet eller ved kaffemaskinen ikke bidrar til effektivitet eller kreativitet. Samtidig vet vi at hjernen trenger pauser. Vi trenger å snakke med andre. Vi får ideer og nye perspektiver av å slå av en prat. Og møter kan også struktureres og gjennomføres så de bidrar til merverdi både for deg og virksomheten som helhet.

I korona-hjemmekontor tilværelsen har mye av dette «andre» blitt borte. Videomøtene er ofte veldig instrumentelle og målrettede. Man slår ikke bare av en prat på Zoom sånn i tide og utide. Dette er antagelig en av årsakene til opplevelsen av at vi har blitt så effektive nå. Vi får «gjort mer» fordi vi ikke avbrytes så ofte.

Samtidig er det ikke da spesielt hensiktsmessig å fylle all denne tiden med å sitte foran PCen isteden. Vi trenger avbrytelse. Dessuten viser avbrytelsene at vi ikke jobber i siloer, at andre er avhengige av oss og vi av dem, at det vi gjør er koblet til det andre holder på med i et nett av koblinger som krever små avklaringer og justeringer hele tiden. Det setter jobben hver enkelt gjør inn i en større sammenheng, det gir opplevelse av mening, håndterbarhet, kontroll og av å bety noe.

Multitasking – slutt med det

For å kompensere for opplevelsen av at vi ikke får gjort alt vi skal er det mange som forsøker seg på mulititasking. Vi kjenner dem alle igjen. Det er de som sitter på et møte og åpenbart taster på sine e-poster mens møtet pågår. Det er han som stadig taster på mobilen mens du forsøker å drøfte en ide. Det er han som jobber med en oppgave, delta i en diskusjon i kontorfellesskapet, bli avbrutt av en kollega som lurer på noe, svare på en e-post og ta en kjapp tur til kaffe-automaten – samtidig.

Ideen om at vi kan og bør drive med flere ulike oppgaver på en gang, og at vi klarer dette, lever i beste velgående. Sannheten er imidlertid at ingen klarer det. Vi hadde vært mye mer effektive om vi gjorde en ting av gangen, og avsluttet denne oppgaven før vi startet på neste. Slik er det imidlertid svært få som beskriver sin arbeidshverdag. Det å multitaske er snarere en forventning i dagens arbeidsliv. Enten en vi har til oss selv eller fra vår leder.

I korona-arbeidslivet er multitasking satt i system. Nå skal du ikke nå bare bli avbrutt av kolleger på video, telefon eller e-post. Sønnen din på 4 som er hjemme fra barnehagen fordi han snufser litt vil ha knekkebrød, partneren din lurer på om du kan ta ut av vaskemaskinen og hunden vil på luftetur. Alt selvsagt mens du svarer på mail, er på videomøte eller jobber med en presentasjon. Ingen er tjent med dette. Det å presse på for å få mest mulig gjort samtidig reduserer effektiviteten kraftig.

Alternativet er å jobbe konsentrert i korte perioder, uten distraksjoner, med oppgaver som virkelig engasjerer. Studier viser at vi kan bli 500 ganger mer effektive enn vanlig om vi gjør dette. Det er imidlertid ikke noe alternativ å forsøke å gjøre dette i time etter time.

Kvalitetsdropp

Det er nok av dem som i et forsøk på å kompensere for at de føler de får for lite gjort i løpet av dagen, eller de er gode på å konsentrere seg, bare jobber mye lenger for å få alt gjort. De sitter 50, 60 eller 70 timer foran PCen.

En studie fra Stanford viser at de kunne latt det være. For kvaliteten på det man gjør reduseres kraftig etter 50 timer på jobb i uken. De som jobber 70-timersuke jobber da sannsynligvis 15-20 timer uten å bidra med noe som helst av kvalitet.

Hva så om man bare presset seg skikkelig når man var på jobb. Ikke tar noen pauser og holde det gående i ett kjør for å få alt unna. Også her er forskningen ganske klar. Det å holde fokus og være konsentrert er svært krevende for hjernen. Allerede etter 20 minutter begynner den å miste grepet hos en god del, mens etter 50-90 minutter har er det nesten ingen hjerner som ikke har gått i dvale.

Hva forteller dette oss?

Det å være på jobb på en moderne arbeidsplass innebærer svært mye distraksjon. Det kan man si forstyrrer jobben, men min påstand er at dette er en del av jobben. Uten dette i en jobb der hjernen er verktøyet blir vi bare hamstere i et hjul som løper og løper uten å kunne interagere, uten motivasjon, uten å se sammenhenger, uten å inspireres og bidra til å inspirere. Jobben blir da fort opplevd som meningsløs. I en slik hverdag kunne man nok ha satt opp et fast psykologkontor ved utgangen av hver virksomhet. Nærmest alle hadde crashlandet i en slik virkelighet over tid.

Når all denne distraksjonen nå er kraftig redusert på grunn av korona og hjemmekontor er det ikke slik at denne tiden isteden er best brukt på å sitte mye mer foran en PC. Hjernen vår er ikke klar for dette og vil ikke kunne levere 8 timer i strekk på den måten.

Da må man finne andre distraksjoner. Man må ha kortere dager med mer intensive konsentrerte runder av mellom 20-60 minutter der man kobler av alt annet. Tre-fire slike økter om dagen burde være mer enn nok. Spesielt om man kan være i flow og oppnår en effekt på 500% på hver av de 60 minuttene.

Resten av tiden kunne man da med god samvittighet ha brukt til alt annet som gir overskudd og mening. Dette hadde gjort oss enda bedre i stand til å yte maks i de tre-fire flow øktene vi hadde hver dag. Det ville kunne gitt enorme effektivitetsgevinster for alle virksomheter som våget å tenke nytt.

Jeg er selvsagt klar over at det å foreslå at vi skal ha tre timers-dager med full lønnskompensasjon er spenstig. Det er selvsagt mye man kan gjøre i virksomheter i normal drift som reduserer stress og følelsen av å aldri få gjort det man skal, innenfor dagens 8 timersdag og 37,5 times uke. Det bør alle ta tak i når koronaen er et tilbakelagt kapittel.

Likevel mener jeg at vi er i en unik situasjon nå. Nærmest alle i kontorjobber sitter hjemme. Mange snakker om at selv etter korona blir det normalen. Da vil det å redusere arbeidsdagen til for eksempel fire timer – og definitivt ikke strekke den lenger enn 5-6 være et svært godt effektivitetsgrep – og et langsiktig folkehelsegrep.